Ist Microsoft 365 ein Backup?

Viele Firmen gehen davon aus, dass ihre Daten in Microsoft 365 automatisch gesichert sind. Mails, Dateien und Chats liegen schliesslich in grossen Rechenzentren und werden mehrfach gespiegelt. Das stimmt, beantwortet aber eine andere Frage. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Ob Ihre Daten nach einem Fehler, einem Angriff oder einem Austritt noch da sind, liegt bei Ihnen.

Was Microsoft übernimmt und was nicht

Microsoft beschreibt das Prinzip als geteilte Verantwortung. Microsoft ist für die Infrastruktur zuständig: Server, Stromversorgung, Spiegelung zwischen Rechenzentren. Fällt dort ein System aus, merken Sie davon in der Regel nichts. Für die Inhalte selbst sind Sie als Kunde verantwortlich. Löscht jemand in Ihrem Konto eine Datei, führt Microsoft diesen Befehl korrekt aus, und die Spiegelung sorgt dafür, dass die Datei überall gelöscht ist.

Microsoft 365 hat Papierkörbe und Versionen, aber mit Fristen. Endgültig gelöschte Mails lassen sich standardmässig 14 Tage zurückholen, Dateien in SharePoint und OneDrive bis 93 Tage. Ein gelöschtes Benutzerkonto bleibt 30 Tage wiederherstellbar. Danach ist es weg.

Wo es im Alltag schiefgeht

Datenverlust ist selten ein grosses Ereignis. Typische Fälle sehen so aus:

• Eine Mitarbeiterin löscht einen Projektordner und merkt es erst nach Monaten.
• Ein Mitarbeiter tritt aus, seine Lizenz wird entfernt, und nach Ablauf der Frist sind Postfach und OneDrive verschwunden.
• Erpressungssoftware verschlüsselt die Dateien auf einem Laptop, und OneDrive synchronisiert die verschlüsselten Versionen in Microsoft 365.
• Ein Angreifer übernimmt ein Konto und löscht Mails, um seine Spuren zu verwischen.

In all diesen Fällen tut Microsoft genau das, was es soll. Merkt man den Verlust zu spät, sind die Daten trotzdem weg, ausser es gibt eine Kopie ausserhalb.

Was eine echte Sicherung ausmacht

Ein Backup ist eine Kopie, die unabhängig vom Original existiert. Für Microsoft 365 heisst das: eine Sicherung ausserhalb von Microsoft, die täglich läuft und weiter zurückreicht als der Papierkorb. Bewährt hat sich der Grundsatz 3-2-1: drei Kopien, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon ausser Haus.

Wichtig ist zudem, dass die Sicherung unveränderbar ist. Wer ein Konto übernimmt oder Erpressungssoftware einschleust, darf die Sicherung nicht gleich mitlöschen können.

Und dann gibt es einen Punkt, den man leicht übersieht: Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist ein Versprechen ohne Beleg. Erst ein Wiederherstellungstest zeigt, ob die Daten vollständig sind und wie lange es dauert, bis sie wieder da sind.

Backup ist kein Archiv

Eine Sicherung dient dazu, Daten nach einem Verlust zurückzuholen. Ein Archiv dient dazu, Geschäftsunterlagen über Jahre unverändert aufzubewahren, so wie das Obligationenrecht es für Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren verlangt. Das sind zwei verschiedene Aufgaben. Wer beides braucht, sollte beides bewusst lösen.

Checkliste für Ihre Firma

• Gibt es eine Kopie Ihrer Mails und Dateien ausserhalb von Microsoft 365?
• Wie weit reicht sie zurück: Wochen, Monate oder ein Jahr?
• Ist die Sicherung gegen Löschen und Verschlüsseln geschützt?
• Wer prüft, ob die Sicherung jeden Tag erfolgreich läuft?
• Wer stellt im Ernstfall wieder her, und wie schnell?
• Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet, und gibt es ein Protokoll?
• Was passiert mit den Daten, wenn jemand die Firma verlässt?

Wenn Sie bei einer dieser Fragen zögern, lohnt sich ein Blick auf OSAL One Backup. Wir sichern Ihr Microsoft 365 täglich, Postfächer mehrmals täglich, auf ein System in der Schweiz, mit unveränderbaren Sicherungsständen und einer verschlüsselten Kopie ausser Haus. Die Wiederherstellung übernehmen wir, und bei One Plus und One Max belegen wir einmal im Jahr mit einem Protokoll, dass sie funktioniert. Die Sicherung kostet CHF 8 pro User und Monat, mindestens CHF 79, exkl. MwSt., und läuft parallel zu Ihrer bestehenden IT.