Phishing erkennen: woran Ihr Team eine falsche Mail merkt

Viele Angriffe auf kleine und mittlere Firmen beginnen nicht mit Technik, sondern mit einer Mail an eine Person im Team. Sie sieht aus wie eine Paketmeldung, eine Rechnung oder ein Hinweis von Microsoft, und sie will nur eines: einen Klick, ein Passwort oder eine Zahlung. Technischer Mailschutz fängt vieles ab, aber nicht alles. Deshalb lohnt es sich, wenn Ihr Team die typischen Zeichen kennt.

Absender und Link genau ansehen

Der angezeigte Name kann alles sein. Entscheidend ist die Adresse dahinter, und die sehen Sie mit einem Klick auf den Namen. Achten Sie auf kleine Abweichungen: ein Buchstabe zu viel, eine fremde Endung, ein Zusatz im Domainnamen. Kommt eine Mail angeblich von einer Kollegin, aber von einer privaten Adresse, ist Vorsicht angebracht.

Bei Links gilt dasselbe. Fahren Sie mit der Maus über einen Link, ohne zu klicken. Die echte Zieladresse erscheint dann am Rand des Fensters. Passt sie nicht zum Absender, klicken Sie nicht. Besonders heikel sind Anmeldeseiten: Wer über einen Link in einer Mail auf eine Microsoft-Anmeldung kommt, schliesst die Seite besser und meldet sich direkt über die bekannte Adresse an. QR-Codes in Mails verstecken die Zieladresse ebenfalls. Scannen Sie keinen Code aus einer Mail, die Sie nicht erwartet haben.

Druck, Eile und ungewohnte Bitten

Phishing arbeitet mit Gefühlen. „Ihr Konto wird heute gesperrt.“ „Die Zahlung ist überfällig.“ „Bitte behandeln Sie das vertraulich.“ Wer Zeitdruck spürt, prüft weniger genau.

Ein Sonderfall ist der sogenannte CEO-Fraud: Eine Mail, scheinbar von der Geschäftsleitung, bittet um eine dringende Überweisung. Verwandt damit sind Mails, in denen ein Lieferant angeblich eine neue Bankverbindung meldet. Die Regel dafür ist einfach: Zahlungen und geänderte Kontodaten werden telefonisch bestätigt, und zwar über eine Nummer, die Sie bereits kennen, nicht über die Nummer in der Mail.

Fehlerfreies Deutsch ist kein Beweis

Früher verrieten sich viele Phishing-Mails durch holprige Übersetzungen. Heute schreiben Angreifer mit Hilfe von KI fehlerfreies Deutsch, auch mit Schweizer Bezug: die Post, die Steuerverwaltung, Ihre Bank. Eine sauber formulierte Mail ist deshalb kein Zeichen von Echtheit. Wichtiger als die Sprache ist die Frage, ob Sie diese Mail erwartet haben.

Checkliste vor dem Klick

• Kenne ich den Absender, und stimmt die Adresse wirklich?
• Habe ich diese Mail erwartet?
• Wohin führt der Link, wenn ich mit der Maus darüber fahre?
• Werde ich unter Zeitdruck gesetzt?
• Geht es um Geld, Kontodaten oder ein Passwort?
• Würde diese Person mich normalerweise auf diesem Weg darum bitten?

Wenn doch jemand geklickt hat

Ein Klick ist kein Grund zur Scham, Schweigen dagegen schon eher ein Risiko. Wer geklickt oder ein Passwort eingegeben hat, meldet es sofort der IT. Dann lässt sich das Passwort ändern, das Konto prüfen und bei Bedarf sperren, bevor ein Schaden entsteht. Ist MFA eingerichtet, reicht ein gestohlenes Passwort allein nicht aus, um sich anzumelden. Eine Firma, in der Mitarbeitende Fehler ohne Angst melden, ist besser geschützt als eine, in der niemand etwas sagt.

Erkennen lernt man durch Übung, nicht durch ein Merkblatt. Mit OSAL One Aware erhält Ihr Team jeden Monat eine Test-Mail mit Vorlagen auf Deutsch und mit Schweizer Bezug, dazu ein Kurztraining von 3 bis 5 Minuten. Wer klickt, erhält sofort ein kurzes Training. Verdächtige Mails meldet Ihr Team mit einem Knopf in Outlook, und die Ergebnisse gehen nie mit Namen an die Geschäftsleitung. In One Workplace ist One Aware enthalten, eigenständig kostet es CHF 12 pro User und Monat, mindestens CHF 119, exkl. MwSt.