Teams als Telefonanlage: was es braucht

Viele Firmen nutzen Microsoft Teams bereits für Chats und Besprechungen. Da liegt die Frage nahe, ob Teams auch die Telefonanlage ersetzen kann. Die Antwort ist ja: Ihre Festnetznummer klingelt dann auf dem Laptop, auf dem Handy und auf Wunsch auf einem Tischtelefon im Büro. Damit das verlässlich funktioniert, braucht es allerdings mehr als die Teams-App.

Die Lizenz

Teams telefoniert nicht von selbst ins öffentliche Netz. Jede Person, die eine Nummer erhält, braucht zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz eine Lizenz für Teams Phone. In Microsoft 365 Business Premium ist sie nicht enthalten. Als Richtwert rechnen wir für Teams Phone Standard mit CHF 9 pro User und Monat.

Telefonanbieter und Nummern

Ein Telefonanbieter verbindet Teams mit dem Telefonnetz und stellt die Rufnummern bereit. Ihre bestehenden Nummern nehmen Sie in der Regel mit, sie werden zum neuen Anbieter portiert. Für die Anbindung rechnen wir als Richtwert ab CHF 2 pro User und Monat, Nummern und Gespräche verrechnet der Anbieter separat. Klären Sie früh, ob Sie Sondernummern wie 0800 oder Nummern im Ausland brauchen.

Netzwerk und Geräte

Telefonie über das Internet ist empfindlich. Ein schwaches WLAN oder ein überlastetes Netz führt zu abgehackten Gesprächen. Gute Praxis ist ein stabiles WLAN und ein eigenes Netz für die Telefonie, ein sogenanntes VoIP-VLAN, in dem Sprache Vorrang hat. Ohne diese Grundlage lässt sich eine gute Gesprächsqualität kaum zusagen.

Bei den Geräten ist der Standard die Teams-App auf PC und Handy, zusammen mit einem guten Headset. Tischtelefone und Konferenzgeräte für Teams gibt es ebenfalls, sie sind aber kein Muss. Wichtiger ist, dass jede Person weiss, wie sie Anrufe weiterleitet, ihre Voicemail abhört und unterwegs auf dem Handy erreichbar ist.

Was oft vergessen geht

Vor der Umstellung lohnt sich ein Rundgang durch die Sonderfälle:

• Hängen Türsprechanlage, Lift-Notruf oder Alarmanlage an einem analogen Anschluss? Diese Fälle müssen vor der Umstellung geklärt sein.
• Ist für jedes Büro ein Notruf-Standort hinterlegt, damit Anrufe an 112, 117, 118 und 144 richtig zugeordnet werden?
• Empfangen Sie noch Faxe? Dann braucht es eine Lösung, etwa Fax-to-Mail.
• Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Eine Weiterleitung auf ein Handy gehört in den Plan.
• Wer nimmt wann ab? Öffnungszeiten, Feiertage, Ansagen und Warteschlangen sollten vorher festgelegt sein.

Was OSAL One Voice übernimmt

Mit OSAL One Voice betreiben wir Ihre Telefonie auf Microsoft Teams Phone. Zur Einrichtung gehören die Bestandsaufnahme, der Anrufplan, die Portierung Ihrer bestehenden Nummern, eine Schulung und zwei Wochen Begleitung. Danach pflegen wir Zentrale und Warteschlangen mit Öffnungszeiten, Feiertagen, Ansagen und dem Überlauf auf das Handy. Änderungen am Anrufplan sind bei One Max im Rahmen von Fair Use unbegrenzt, bei One Plus sind es 4 und bei One Flex 2 pro Quartal. Wir weisen bei Ein- und Austritten Nummern zu, koordinieren mit dem Telefonanbieter und überwachen die Anrufqualität.

Nicht enthalten sind Lizenzen, Gebühren des Anbieters, Rufnummern und Gespräche, die separat verrechnet werden, sowie Tischtelefone, Headsets und Konferenzgeräte. Analoge Anschlüsse, Funktionen für Callcenter, internationale Rufnummern und Sondernummern wie 0800 und 0900 gehören ebenfalls nicht dazu. Voraussetzung ist, dass Ihre Firma Microsoft 365 bereits nutzt. Ohne OSAL One Connect geben wir keine Garantie für die Anrufqualität.

One Voice ist bei uns ein Pilotprodukt. Der Preis liegt bei CHF 24 pro User und Monat mit One Max, CHF 27 mit One Plus und CHF 15 mit One Flex, exkl. MwSt. Der Mindestumsatz beträgt CHF 249 pro Monat bei One Max und One Plus, CHF 149 bei One Flex, wo zusätzlich eine Einrichtung von CHF 2'900 plus CHF 150 pro User anfällt. Wenn Ihre alte Anlage ersetzt werden soll, ist ein Gespräch über One Voice ein guter Anfang.