Die 3-2-1-Regel für Backups einfach erklärt

Eine Sicherung zu haben, ist das eine. Ob sie im Ernstfall trägt, ist die eigentliche Frage: wenn der Server ausfällt, wenn Erpressersoftware die Dateien verschlüsselt oder wenn im Büro ein Wasserschaden entsteht. Die 3-2-1-Regel ist ein einfacher Massstab dafür. Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) empfiehlt sie als Grundlage für eine verlässliche Datensicherung.

Die Regel in drei Zahlen

• 3 Kopien Ihrer Daten: das Original und zwei Sicherungskopien
• 2 verschiedene Speichermedien, zum Beispiel ein Netzwerkspeicher im Büro, kurz NAS, und ein Cloud-Speicher
• 1 Kopie an einem anderen Ort, also ausser Haus

Die Idee dahinter: Ein einzelnes Ereignis soll nie alle Kopien gleichzeitig treffen. Ein Brand oder ein Einbruch trifft alles, was im selben Raum steht. Das BACS rät deshalb auch, Sicherungen nicht in unmittelbarer Nähe des Computers aufzubewahren und an Feuer, Wasser und Diebstahl zu denken.

Offline oder unveränderbar: die Kopie für den Ernstfall

Erpressersoftware verschlüsselt nicht nur Arbeitsdateien. Ist ein Sicherungsmedium dauernd mit dem Netz verbunden, kann sie auch die Sicherung unbrauchbar machen, wie das BACS warnt. Deshalb lohnt es sich, die Regel zu ergänzen: Mindestens eine Kopie sollte offline oder unveränderbar sein.

Offline heisst, dass das Medium nach der Sicherung vom Netz getrennt wird, etwa eine externe Festplatte. Das empfehlen das BACS und das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gleichermassen. Im Firmenalltag ist das eine Hürde, denn jemand muss jeden Tag daran denken. Die Alternative sind unveränderbare Snapshots: Abbilder Ihrer Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt, die während einer festgelegten Schutzfrist niemand ändern oder löschen kann, selbst mit Administratorrechten nicht. Das gilt auch für Schadsoftware, die solche Rechte erbeutet hat. Nach Ablauf der Frist lassen sich die Snapshots wieder löschen. Gegen Brand oder Diebstahl des Sicherungsgeräts helfen sie nicht, dafür braucht es die Kopie ausser Haus.

Ebenso wichtig ist, wie weit die Sicherung zurückreicht. Fachleute sprechen vom Generationenprinzip: Man bewahrt mehrere Sicherungsstände aus verschiedenen Zeitpunkten auf, etwa tägliche, wöchentliche und monatliche. Bemerken Sie einen Schaden erst nach Wochen, brauchen Sie einen Stand von davor.

Geprüft ist erst, was zurückgespielt wurde

Eine Sicherung kann jeden Tag „erfolgreich“ melden und im Ernstfall trotzdem nicht reichen, weil ein wichtiger Ordner fehlt oder weil niemand weiss, wie lange die Wiederherstellung dauert. Das BACS rät, das Einspielen von Sicherungskopien zu üben, bevor man im Ernstfall darauf angewiesen ist. Auch das BSI empfiehlt Praxistests, um Probleme bei der Rücksicherung vorher zu erkennen.

Ein guter Restore-Test, also ein Test der Wiederherstellung, beantwortet drei Fragen: Sind die Daten vollständig? Lassen sie sich öffnen und weiterverwenden? Wie lange dauert es, bis der Betrieb wieder läuft? Halten Sie das Ergebnis in einem Protokoll fest, das Sie auch Ihrer Versicherung oder Revisionsstelle vorlegen können.

Warum OneDrive kein Backup ist

Die OneDrive-App auf Ihrem Computer synchronisiert Ihre Dateien mit OneDrive und SharePoint. Synchronisation heisst: Zwei Orte werden laufend gleich gehalten. Das ist praktisch, weil Sie auf jedem Gerät dieselben Dateien sehen. Für eine Sicherung ist genau das aber das Problem. Microsoft weist in seiner Dokumentation selbst darauf hin: Wer Dateien in einem synchronisierten Ordner löscht, entfernt sie auf allen Geräten und auch online. Und das BACS hält fest, dass Daten in der Cloud bei einem Angriff mit Erpressersoftware unter Umständen ebenfalls verschlüsselt werden.

Ganz ohne Netz sind Sie dabei nicht. Microsoft 365 hat Papierkörbe und Versionen, und OneDrive lässt sich auf einen Stand der letzten 30 Tage zurücksetzen. Diese Fristen sind aber begrenzt, und alles liegt im selben System wie die Originale. Was Microsoft abdeckt und was nicht, lesen Sie im Artikel Ist Microsoft 365 ein Backup?

Checkliste für Ihre Firma

• Gibt es drei Kopien Ihrer wichtigen Daten, auf zwei verschiedenen Medien?
• Liegt eine dieser Kopien ausser Haus?
• Ist mindestens eine Kopie offline oder unveränderbar?
• Werden neben Microsoft 365 auch Server, NAS und PCs mit lokalen Daten gesichert?
• Wie weit reicht die Sicherung zurück: Tage, Wochen oder Monate?
• Prüft jemand jeden Tag, ob alle Sicherungen gelaufen sind?
• Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet, und gibt es ein Protokoll?

OSAL One Backup ist nach dem Grundsatz 3-2-1 aufgebaut: tägliche Sicherung auf ein System in der Schweiz, unveränderbare Snapshots gegen Erpressersoftware und versehentliches Löschen sowie eine verschlüsselte Kopie ausser Haus. Bei Microsoft 365 sichern wir Postfächer mehrmals täglich und bewahren Versionen 1 Jahr auf. Auf Wunsch kommen Server, NAS und wichtige PCs dazu, dafür braucht es eine Synology bei Ihnen vor Ort. Bei Servern reichen die Sicherungsstände bis 12 Monate zurück: täglich für 30 Tage, wöchentlich für 12 Wochen und monatlich für 12 Monate. Wir überwachen alle Sicherungen, beheben fehlgeschlagene innert 1 Arbeitstag und übernehmen die Wiederherstellung. Bei One Plus und One Max testen wir einmal im Jahr die Wiederherstellung und halten das Ergebnis in einem Protokoll fest. One Backup läuft parallel zu Ihrer bestehenden IT, und Ihr IT-Partner muss dafür nichts ändern.